Inventario
L’inventario è un servizio realizzato da personale diretto ed esperto che consiste nella ricerca e ricognizione di ogni singolo cespite, nella sua etichettatura con supporti a scelta tra RFID, QR Code o Barcode e nella classificazione dell’asset attraverso informazioni di carattere localizzativo e descrittivo. Tale processo si articola in diversi passaggi e l’attività propedeutica è costituita dall’analisi preliminare del libro cespiti.
Pre analisi contabile
Il libro cespiti di ogni singolo Cliente racconta certamente la storia e l’evoluzione della realtà che rappresenta, è altrettanto plausibile affermare che lo stesso trascina una serie di problematiche quali: descrizioni generiche o poco parlanti, disomogeneità, incongruenze, mancate dismissioni e disallineamenti accumulati in anni di storia ed eventuali passaggi tra diversi sistemi informatici.
L’attività di pre analisi si pone l’obiettivo di individuare le tipologie e le categorie dei beni aziendali che, essendo state registrate nel libro cespiti, dovranno, in linea teorica, essere riscontrate durante la campagna inventariale. Sarà quindi onere di Censit, sulla base delle registrazioni contabili specifiche di quel Cliente e di un raffronto con benchmark di settore (progetti già completati con successo e affini al settore del Cliente), divenire ad una proposta operativa di intervento.
Inventario cespiti
L’inventario dei beni aziendali è l’attività cardine su cui si basa l’intero processo di Fixed Asset Management e consiste essenzialmente nel rilevare ed etichettare ogni singolo cespite, descrivendo l’asset attraverso informazioni di carattere localizzativo (edificio, piano, ufficio, reparto, cdc, …) e descrittivo (tipologia, marca, modello, numero di serie, …) all’interno di un Data Base.
Il servizio si svolge durante l’orario di lavoro standard e la consueta operatività del Cliente (anche in ambiente produttivo) senza la necessità di alcun fermo macchina.
Ovviamente, in tale ottica, Censit fornisce: procedure, modelli e procedure che consentono al Cliente di ottenere il miglior risultato possibile.
Gli obiettivi principali della fase di inventario possono essere così schematizzati:
- Definire una procedura di inventariazione e una nomenclatura personalizzata per le esigenze di ogni singolo Cliente
- Individuare in modo univoco, e secondo un planning concordato, ogni immobilizzazione materiale
- Etichettare ogni singolo asset attraverso il sopralluogo svolto da personale Censit specializzato
- Creare in tempo reale un’unica base dati informatica che descriva e caratterizzi ogni singolo bene esistente
- Conoscere la distribuzione fisica delle immobilizzazioni materiali
- Produrre un tracciato dati interfacciabile e importabile nel sistema informatico del Cliente (qualunque esso sia)
Etichette Barcode o RFID
A supporto delle attività di inventario cespiti, ed in particolare per la fase di etichettatura dei singoli beni materiali, possono essere adottate soluzioni differenti.
Ma qual è la migliore?
Se da un lato la classica etichetta con codice a barre (o QR-Code) può sopperire a diverse esigenze con costi contenuti, è pur vero che se si desidera migliorare i processi, velocizzare le operazioni di audit e quindi dimezzare le risorse coinvolte e conseguentemente abbattere i costi annessi, la tecnologia RFID è ormai lo standard di riferimento.
La soluzione RFID, acronimo di Radio Frequency Identification, non è altro che una tecnologia per l’identificazione automatica che si basa sulla lettura a distanza di informazioni contenute in un tag mediante dei lettori. Un tag RFID, in ambito di inventario cespiti, si presenta come una semplice etichetta autoadesiva che nasconde al proprio interno un microchip e un’antenna che permettono di rilevare, attraverso un ricetrasmettitore, il bene su cui è stata apposta l’etichetta.
Censit è stata la prima realtà sul territorio nazionale, e non solo, ad introdurre e rendere standard l’utilizzo di etichette RFID (attive o passive, LF, HF, UHF, …) nei propri processi di Fixed Asset Management. Pur continuando ancora oggi ad utilizzare i metodi più classici di etichettatura quali: etichette con codice a barre, QR-Code o con numerazione progressiva, il mercato ha indirizzato la scelta tecnologica verso il mondo RFID (degli ultimi progetti di inventario realizzati da Censit, il 99% sono stati richiesti con il supporto di label RFID).
Perchè fare l’inventario e perchè con Censit
Censit è una solida realtà che ha fatto dell’inventario cespiti la sua unica offerta, traducendo tale attività nel suo lavoro quotidiano.
Censit è quindi in grado, senza appesantire la struttura dell’azienda Cliente, di fornire un servizio “chiavi in mano”, realizzato da personale interno, costantemente formato e autonomo che ha sviluppato i propri skill completando con successo migliaia di progetti.
- Si risponde agli obblighi di legge
- Si individuano ed etichettano in modo univoco tutte le immobilizzazioni
- Si sgrava il proprio personale di attività non dirette al core-business dell’azienda
- Si producono report finanziari più corretti che consentono un efficace controllo degli investimenti
- Si facilita l’eliminazione dei cespiti “fantasma” registrati nel libro delle immobilizzazioni
- Si consente la migrazione, in modo pressoché automatico, del dato finale verso i più comuni sistemi ERP e sistemi contabili del Cliente
- Si agevola la risposta alle domande dei Revisori, del Collegio Sindacale e dell’Audit
- Si facilita la raccolta di informazioni più sicure in casi di cessioni, fusioni e acquisizioni
- Si facilita la conoscenza dell’utilizzatore, la distribuzione analitica e geografica dei propri asset
- Si consente l’associazione delle informazioni gestionali ai dati contabili
- Si promuovono controlli periodici obiettivi
- Si rende la propria azienda all’avanguardia utilizzando una tecnologia RFID
- Si consente di riallocare i beni aziendali al corretto centro di costo così da poter ottenere una base certa su cui sviluppare una contabilità analitica
- Si permette di conoscere la distribuzione fisica, stato di attivazione e/o obsolescenza delle immobilizzazioni, fornendo uno strumento efficace per il controllo degli investimenti
- Si riducono i costi di gestione (Total Costs of Ownership, TCO)
- Si mantiene un costante controllo del patrimonio e una corretta valutazione di bilancio
- Si verifica l’effettiva corrispondenza tra beni in comodato e/o leasing e contratti in vigore
- Si individuano e monitorano i beni aziendali oggetto di agevolazioni finanziarie (Legge 488/92)
- Si rende possibile ridefinire e ridisegnare l’elenco dei fornitori in funzione delle tipologie rilevate
- Si fornisce uno strumento utile per attualizzare i contratti di assistenza, manutenzione e assicurazione
- Si migliora il rapporto fiducia/rispetto tra datore di lavoro e dipendenti: grazie al controllo puntuale si ottiene una sensibile riduzione delle “missing things”
