Audit
Per non veder vanificati i benefici ottenuti con il processo di creazione della “situazione zero” è altresì importante un processo di mantenimento che consenta, nel tempo, di gestire in modo corretto gli ingressi, le movimentazioni e le dismissioni degli asset.
Per perseguire questo obiettivo, il Cliente ha due possibili alternative: può scegliere di demandare in outsourcing le attività a Censit, oppure dotarsi di processi, dispositivi e software per rendersi autonomo, utilizzando risorse interne
Audit e Mantenimento
La combinazione delle due fasi precedenti, inventario e riconciliazione, consente di ricreare un perfetto allineamento tra la realtà fisica e contabile, è altresì opportuno che venga previsto un processo di mantenimento che consenta, nel tempo, di gestire in modo corretto i nuovi ingressi, le movimentazioni e le dismissioni degli item. Per perseguire questo obiettivo il Cliente può scegliere due diverse strade: una soluzione full-outsourcing in cui tutte le attività sono demandate, attraverso interventi periodici, a Censit o in alternativa dotarsi di processi e dispositivi hardware e software (forniti da Censit) che gli permettano di operare in autonomia con l’impiego di proprio personale (in questo secondo caso Censit affiancherà il Cliente nella definizione di procedure già ampiamente testate, formando il personale interno in modo da renderlo autonomo, prevenendo i possibili conflitti di competenza).
Nel caso in cui il Cliente decida invece di esternalizzare completamente l’attività di audit/mantenimento, attraverso interventi che andranno schedulati in funzione di ogni singola necessità (sopralluogo annuale, semestrale, a cicli di due anni, suddivisione dell’intero perimetro in lotti da rivisitare ogni triennio, etc.), sarà onere di Censit occuparsi di tutte le attività di aggiornamento dell’inventario e conseguente allineamento tra situazione fisica e contabile, sgravando il Cliente da qualsiasi compito.
In particolare, il processo di audit in outsourcing, con l’obiettivo di ricostruire periodicamente (annuale/biennale/triennale) una nuova “situazione zero”, potrà riguardare:
- Aggiornamento dell’inventario degli asset
- Etichettatura dei nuovi beni
- Aggiornamento della riconciliazione fisico contabile
- Audit
- Reportistiche
- Analisi delle discordanze
- Verifica movimentazioni
- Verifica delle dismissioni/smaltimenti
- Verifica di inventari preesistenti
- Verifica delle procedure esistenti e loro corretta applicazione
Migrazione dati
A margine di tutte le attività d’inventario, riconciliazione o di audit/mantenimento Censit predisporrà, oltre a un report finale contenente metodologie applicate e risultati raggiunti, un tracciato dati, completamente personalizzabile, che potrà essere utilizzato, in funzione delle scelte operative del Cliente, per i seguenti scopi:
- Predisporre un file batch di caricamento che consenta di aggiornare, in modo automatico, l’anagrafica cespiti del sistema contabile del Cliente, qualunque esso sia (SAP, ORACLE, MICROSOFT, AS400, ZUCCHETTI, NAV, AX, 365, GALILEO, ecc.)
- Popolare il software di gestione cespiti (C-Track), sviluppato appositamente da Censit, che il Cliente avrà eventualmente deciso di implementare per superare i limiti operativi imposti dal suo ERP.
